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药店缺货到底该怪谁?

作者:成其勇

贵州一品药业连锁有限公司商品部、采购部总监 

对于零售药店而言,缺货可谓是销售的天敌,一旦门店断缺货却请不到货,无论对门店的销售还是顾客对门店的粘性都会产生严重的影响。

零售过程中商品的确没有百分之百的满足率,通常情况下重点商品的满足率一般不能低于95%,一般商品也不能低于90%,能达到以上两点就可称为极好的商品供应力。而现实中很多连锁在商品管理上出现流程失控,导致严重的断缺货现象,那么是哪些原因造成的连锁缺货?

采购部原因

连锁药店缺货,采购部要负主要责任,采购一般是根据门店实际销售的数量来决定商品的补货数量,也就是所谓以销定采。采购缺货通常是由以下原因引起的: 

1.库存管理工作没有执行或者没有执行标准,体现为采购部所有的品类、商品按照一个标准去执行,没有管理的重点。一般不会按商品的销售分类单独设定采购标准,比如通常20%的商品供应80%的销售,所以采购员把销售的A、B、C类商品都按照一个库存标准去执行,就可能会导致A商品缺货还没有补货,而B、C商品库存数却严重积压或滞销。这主要是库存管理标准的问题,表现为商品库存数关注度不够,很多商品在低于下限或断货时都没有上报采购计划。

2.对于部分商品是否需要补货模棱两可,表现在库存商品周转天数都处于合理的库存标准,只是中心库存及部分门店已经缺货。这类商品一般是结构性的补充商品,比如治疗结核、癫痫、白癜风等商品,这类商品公司只是满足个别顾客的需求而引进,但其销售量差,周转慢,而做采购商品计划时,大多门店有货,配送中心无货,但是又有部分门店再向配送中心请货,这类商品采购员不知道是否需要补货,所以会导致一些急需或者有需求的门店请货而请不到货,造成配送缺货。

3.采购计划单发出后,供应商的订单数量及品项满足率低。一般采购部确定订货单并发到供应商手里,而供应商缺货是最困扰采购人员的因素之一。供应商缺货一般有几个原因:一是市场货源紧张,如含特殊成分要进行渠道管控的,GMP认证期间导致供应不足等;二是有些供应商供应能力比较差;三是国家政策调控引起的缺货。

4.商品的补货数量不合理,通常是补货模型的问题,采购补货前不能精确地计算补货量,主要体现在销售不稳定的商品,如:季节性商品在季初季末时的商品补货数量,活动商品的预估数量等缺乏补货标准。 

这通常是采购员的能力问题,一般采购员补货都习惯使用差额补货法,再适当考虑特殊环节灵活掌握,但有的采购员会生搬硬套地计算商品的补货数量。这种做法对于常规性商品是没问题,但对于季节性商品、促销活动商品等则不行,比如春季马上到了,春季商品备货应该参考去年同期数据,如采购员生搬硬套地向前推一定的天数,把前推的销售数量作为参考的数量来补货,这样的商品补货数量则完全不合理。

另外,还有节假日商品的备货能力,即采购员对量把握不准确。过节商品一般要求节前补货数量稍微增大,如果采购部在货源及时间点上没有把握好,没有提前与供应商沟通,没有根据供应商的假期对商品备货,补货的数量则可能无法满足放假期间的销售需要。 

5.没有商品跟催入库环节,导致在途及入库时间超出预定天数,表现为供应商送货不及时,采购的商品物流环节失控及商品到库后验收不及时,或验收环节过于复杂,没有按照要求时间完成验收入库。 

按照不同的采购途径或者结算方式有不同的商品采购方式。比如预付款,一般采购要做一个订单,从制作付款单开始到财务把款打出去,再到入库环节,要按照规划程序进行跟催。采购员一般会忽略跟催环节,把付款单做好交给财务后,没有对财务打款的时间进行对接,财务是否付款也不知道。

另外,款打出去后没有及时与对方的销售员联系,销售员不知道是否打款,也没有跟其公司财务沟通核对是否打款,导致订单商品不能及时配货发货。 

在物流环节,一般是商品放在物流公司,物流公司没有及时通知公司去取货,或者是提货单派到提货中心以后,没有及时把货取回导致超出了预算时间引起缺货。 

6.公司决策的特殊原因,表现为公司战略性改变时间过快,门店商品销售替换不及时。顾客在购买这些商品时,门店没有足够的商品进行补充,从而导致销售上的缺货。

7.采购渠道及市场信息太过狭窄,采购部现有的渠道无法保证门店需要的商品及销售数量。主要体现在采购模式比较被动,一般是坐等供应商上门,没有主动寻找商品货源,导致对市场信息掌握不够。

商品管理原因

商品管理是个技术活,采购缺货不仅仅是采购部的原因,商品管理也负有不可推卸的责任。 

1.商品的库存没有按照上下限标准管理,表现为总部采购补货时没有数量参考标准,门店请货随意,囤货抢货情况较严重。或者说是上下限设置不合理,可能没有考虑到补货频次或全品类按照统一的标准执行,没有细化到单品上。加之门店可能对采购部门不信任,有意的囤货、抢货导致结构性缺货。

2.商品引进及更新能力差,无效商品数目偏多,通常指商品的分类管理不到位,导致有商品信息无商品库存的假象缺货(本文只描述缺货因素)。

商品管理中的商品汰换能力比较差,商品销售具有周期性,而商品管理人员对进入衰退期的产品没有更新替换意识。主要体现在一些地方流行性商品或广告强度比较大的商品上,可能有时已经不再适合门店的销售,而商品管理人员却没有对这部分商品进行分析或者淘汰,没有把这些商品纳入一种好的管理模式,导致这些商品有信息但无库存、无销售,或者有信息、有少量的销售而没有库存。

3.商品结构不合理,商品数量多不代表商品全,表现为商品结构性缺失,在普通商品销售出现缺货时,门店的商品互补及替换销售工作无法进行。一般连锁会在一些类别中主要体现一些商品的宽度和深度,这部分商品的重中之重体现在主线商品,主线商品在销售中占主导地位,如果它的价格区间、毛利区间、品牌结构中出现断层,则会造成商品结构的严重缺失,没有互补性商品,这种结构性缺货对门店的销售创伤力是最大的,也是在很多采购工作、商品管理工作中最容易忽略的问题,也是商品管理的盲区之一。

考核原因

1.门店商品库存管理没有考核制度,或者考核占比偏低,很多连锁不愿去做门店的商品考核、库存管理考核,导致门店随意补货或者不愿意补货,门店铺货率偏低,商品动销差,采购不敢补货,导致门店缺货现象严重。

2.库房明明有货而没有发出,表现为配送中心认为下货率与之无关,责任心不够,找不到的商品或者批号不同的商品直接作退单处理。

3.采购部的绩效管理不合理,对采购的考核和对商品的考核混淆,采购和商品管理的责任、义务分不清,考核没有细化。

4.门店请货时间及配送频次、配送中心配送到门店的时间均没有考核机制,或者制度不完善,门店数量不规律,二次重复请货,导致采购部对动态库存无法掌握。


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